導入事例

写真：株式会社イトー 斉藤様

エレクトロニクス産業向けの電子材料、部品、機械装置、化学工業薬品の販売及び輸出入を展開されている株式会社イトー様。今回は、日々の業務の中で貿易業務管理システム「PORTNeT」（ポートネット）をどのように活用されているのか、社内のシステム管理を担う管理部の斉藤さんにお話を伺いました。

イトー様はどんな事業を展開されている企業ですか？

株式会社イトーは、いわゆる専門商社といわれる企業です。主に、エレクトロニクス産業向けの電子材料、部品、機械装置、化学工業薬品の販売及び輸出入を行っており、創業から77年を迎える会社です。

元々は、化学工業薬品の卸売業として創業し、その後、電子材料を扱う機械装置等の商材販売で事業を拡大させ、世界12ヵ国・22拠点で営業活動を行うグループ会社に成長し、現在に至ります。

斉藤さんは、普段、どのようなお仕事をされているのですか？

私は管理部に所属していて、当社で使用しているシステム全般を統括しています。導入するシステム・ソフトウェアの調査・選定から決定にも携わっています。業務効率化、人的ミスを防止する観点で、費用対効果を見ながら導入可否なども判断しています。

その他、導入されたシステム・ソフトウェアを問題なく上手に使いこなしてもらうために、各メンバーの実務に視点に立った業務マニュアル等の作成にも携わっています。

イトー様では脱Excelにも取り組まれていたとか？

はい、そうですね。各担当者ごとにファイルを作成したり管理したりとかがあって、1つのデータベース上で全ての情報が確認できていなかったり、請求書などのフォーマットが担当ごとに異なっていたりなどもあって、会社としてはこれは「まずい！」ということでシステムを導入して統一したいという意向もありました。

また、メインの担当がお休みで、担当している案件に問題が起きたとき、別の担当がその案件に関して確認したいけど、メインの担当じゃないとわからない。となっていると、会社としては問題なので、業務をカバーする意味でも、みんなが1つのシステム上で業務管理ができるようにという考えもありました。

PORTNeTの導入経緯はどのようなものだったのでしょうか？

実は、PORTNeTを17-18年前から導入し利用しています。その当時、会計システムのリプレイスがあり、その新しい会計システムに連携できる貿易業務管理システムを探していました。

貿易業務はドル建て、ユーロ建てなど通貨が色々あり、人の手計算をした結果を会計システムに入力すると、人的ミスが起こりやすい。そういったミスを起こさせない仕組みづくりをしたかったこともあり、システム化が必要でした。

そのときに、FBSさんのPORTNeTに出会ったんです。

PORTNeTの導入の決め手は何でしたか？

PORTNeTの導入の決め手はいくつかありました。価格面もそうですが、操作のしやすさですね。システム入れて、前のやり方からガラッと変わってしまうと大変じゃないですか。

なので、現場のメンバーが使いやすいかどうかも重要でした。例えば、以前使っていたシステムと操作性が近いか、入力する項目の数や項目名称、入力画面のレイアウトなどがわかりやすいかなど。そういった細かい点も確認し選定しました。

また、会計システムとの連携の相性の良さですかね。例えば、貿易業務ですとレートが日々変わります。そのレートがきちんと計算されたものが、会計システムにしっかりと取り込めるツールを探していて、PORTNeTの機能がぴったりでした。

PORTNeTを導入してどんな効果がありましたか？

導入以降も、現場メンバーはすぐに使いこなせるようになり、貿易業務に関しては、今までどおり対応できていました。

導入して良かった！と一番感じたのは、1つの案件に対してフォルダを設けて、案件毎に関連する書類のファイルを格納できるようになったことですかね。紙で保管していたものはPDFにして、Excelファイルはそのまま、全てそのフォルダに格納できる機能をバージョンアップにて対応していただきました。

そうすると、誰がいつ見てもわかるようになりました。今までは、PC上のExcelファイルを探したり、紙で保管しているものを探したりなどの手間がかかっていましたが、一気に改善されました。

導入後の現場のメンバーの方の反応はどうでしたか？

良かったですね。

会計監査の証憑突合などで、例えば、お客様から注文をもらいましたというところから、最後、資金を回収しましたというところの一連の書類を提出するようなケースがありますが、そんなときでも、PORTNeT上で案件を開けば、そこに関連する書類が全て入っている、一目瞭然になったことですかね。書類を探す手間もかかりません。

PORTNeTに対するサポートはどういう評価をされていますか？

普段、困った事象が発生したときは、メールや電話で問い合わせしたりしています。電話かメールのやり取りだけで解決できる場合もありますが、それだけでは解決できないときは、サポートの方が直接リモートで入って操作してくださったりで解決してくれます。

対応スピードも早く、正確なので優れているなと感じます。非常にありがたいです。

斉藤さんにとってPORTNeTはどういうサービスですか？

ずばり、なくてはならないサービスです。さきほども触れましたが、運用サポートも踏まえて、十数年の間、一緒に二人三脚でやってきていますし、運用上も止まる事もないです。

最後に。PORTNeTはどんな企業に向いているツールだと思いますか？

我々みたいな中小企業、例えば、50名規模で受発注業務を5名〜10名程度で貿易業務をされているような企業様で、業務効率化や人的ミスを防ぎたいと考えている場合は、ピッタリだと思います。まずは、PORTNeTを検討してみるのが良いのではないでしょうか。